من طرف Eman sharara السبت ديسمبر 01, 2012 1:56 amهل وصلت يوماً إلى مرحلة لم تعد تجد مكاناً للأوراق المبعثرة فوق مكتبك
هل وصلت يوماً أنك ضجرت من البحث على قصاصة ورق عليها رقم هاتف مهم ولم تجدها ؟
هل عانيت يوماً من البحث داخل المجلدات الكبيرة لتجد عقداً ما ؟
هل أردت يوماً أن تراجع أعمالك مع أحد العملاء لكن صعوبة التنقل حالت دون ذلك ؟
هل تعبت من متابعة الأعمال المكتبية التي بحاجة إلى توقيع ومتابعة وتذكير و مراجعة ؟
لاحظ أنك إلى الآن تقوم بجميع الأعمال التي تحدثنا عنها سابقاً بشكل ورقي!! , لاحظ كم الأوراق الذي تتعامل معه يومياً وكم الأوراق الذي تتلفه يومياً !!! , تخيل الكلفة التي تخصص من ميزانية مؤسستك في كل دورة محاسبية فقط للأعمال المكتبية , هذا كله عدا عن المخاوف من ضياع أو تلف بعض الأوراق والعناء الذي تتكبده في حفظ أرشيف هذه الأوراق والوقت الذي يضيع في جمعها وترتيبها وأرشفتها. كل هذا يمكن الاستغناء عنه عند تنفيذ المكاتب الرقمية .
لكي توفر كل هذا الوقت والعناء كانت المكاتب الرقمية , المكاتب الرقمية هي نفس المكتب الذي تتابع أعمالك من خلفه كل يوم ولكن بدل الأوراق والمعاملات نستبدلها بحاسب واحد موصول إلى شبكة منفذة بشكل متقن بجانبه فنجان قهوة لمزيد من الاسترخاء ... المكاتب الرقمية يمكن تنفيذها على المؤسسات الكبيرة والصغيرة وحتى على المكاتب الشخصية في المنازل .
"المكاتب الرقمية هي ببساطة تحويل الأعمال التي تعتمد على الأوراق إلى أعمال تعتمد بكليتها على الحاسب وملفات الحاسب باستخدام تقنية عالية الجودة وبحماية تامة , بالإضافة إلى إمكانية التواصل السريع والفعال مع العملاء أينما كانوا وببساطة" الخطوات نحو تنفيذ مكاتب رقمية:
التجهيزات1. حواسب شخصية ذات كفاءة وجودة عالية: كل عمل يعتمد على أركان لا يتم إلا بها والمكاتب الرقمية لا يمكن تنفيذها إلاّ باستخدام حواسب ذات سوية عالية تلبي احتياجات المستخدم, وبقدر ما كانت هذه الحواسب تتمتع بجودة عالية بقدر ما أراحت المستخدم على المدى البعيد .
2. تجهيز شبكة متكاملة : الشبكة هي المحرك الأساسي للمكاتب الرقمية, من خلال الشبكة يمكن تنظيم الملفات المشتركة بين جميع المستخدمين أو بعضهم حسب ما يحدده المدير , ويمكن عقد الاجتماعات كما يمكن جدولة المواعيد لمختلف المستخدمين وتحديد اللقاءات وتقديم التقارير وجميع الأعمال المكتبية الأخرى "بدون أوراق" . بالإضافة إلى تبادل الإيميلات بكافة خدماتها بين المستخدمين مما يسمح لهم بالعمل بأريحية تامة ويوفر الكثير من الوقت والجهد, أيضاً حفظ أرشيف الملفات مهم كبر حجمه بسهولة وبساطة وأمان .
3. اتصال انترنت سريع : أيضاً لا بد من وجود اتصال إنترنت سريع يؤمن للمستخدمين اتصالهم بالعالم دون بطئ وذلك لتسريع أعالمهم وتسويق منتجاتهم بما يتناسب مع حجم المؤسسة وتوجهاتها .
4. أجهزة طباعة ومسح ضوئي حسب الحاجة : إن وجود الطابعات أمر مهم لطباعة العقود مثلاً أو طباعة الفواتير أو الإيصالات مع العلم أنه يمكن الاستغناء عنها بشكل كلي بعد تمكين تنفيذ المكاتب الرقمية بشكل محكم , أما أجهزة المسح الضوئيScanners فهي ضرورية في الفترات الأولى وذلك لإبقاء نسخة عن الأوراق الهامة التي من الصعب تحميلها على الحاسب كتابة.
5. تجهيز موقع على الانترنت : أحد أهم وسائل النشر والانتشار حالياً وأحد أهم وسائل التسويق والإعلان هو وجود موقع على الانترنت لكل مؤسسة تريد أن يتعرف عملاؤها أينما كانوا على الخدمات التي تقدمها وبالأسلوب الذي تراه مناسباً .
6. نظام إدارة رقمي ERP : نظام الإدارة الرقمي هو نظام حاسوبي شبكي يربط جميع أقسام المؤسسة بمختلف أعمالها وبأدق تفاصيلها تربط مع بعضها لتسهيل العمل وللحصول على نتائج دقيقة وفعالية أداء عالية, نظام الإدارة الرقمي يعرف اختصاراً بـERP , يستطيع جميع المستخدمين العمل على هذا النظام ليحققوا إنتاجية عالية وبكفاءة أفضل وبمظهر رفيع , أيضاً يستطيع المدراء الحصول على تقارير دقيقة جداً وبثواني حول أي تفصيل يريدونه, كما يمكن من خلاله الاستغناء عن جميع برامج المحاسبة وبرامج المستودعات وبرامج مراقبة الدوام وربط كل هذه الخدمات بالنظام الجديد وربطه على نفس موقع الانترنت بشكل اختياري ليستطيع المدراء متابعة أعمالهم أينما كانوا .
7. الاستغناء عن الأوراق : يمكنك الآن الاستغناء عن الأوراق الغير هامة والتي مضى عليها زمن بعيد باستخدام تلافة الورق للحفاظ على سريتها , أما بالنسبة للأوراق التي قد تحتاجها مستقبلاً قم بمسحها عن طريق الماسح الضوئيScanner واحتفظ بنسخة عنها في الأرشيف الموجود على جهاز المخدم "السيرفر". نصائح وإرشادات
· أمن المعلومات أمر هام جداً لمستخدمي التقنية الرقمية, لذلك يتوجب استخدام برنامج مضاد للفيروسات للحفاظ على أمن الحواسب والشبكة, ويتوجب أن يكون البرنامج فعالاً بالنسبة لخيارات الشبكة وأمنها بالإضافة إلى أمن الانترنت وأمن الحواسب حتى لو لم تكن موصولة إلى الشبكة, من الأمور الهامة التي يجب أن تراعى في مثل هذه الاستخدامات أن يكون البرنامج قادراً على حماية المعلومات من السرقة والتجسس وخاصةً إذا كانت الشبكة موصولة بشكل دائم مع الإنترنت, أيضاً يجب أن يكون البرنامج مدعماً فنياً بشكل جيد في حال قام أحد الفيروسات بتعطيل البرنامج وكثيراً ما يحدث هذا الأمر .
· بقاء نسخة عن الأرشيف بشكل دائم ، نسختين على الأقل في مكانين منفصلين , وتوجد تقنيات متقدمة تؤمن هذا الأمر ببساطة ودون عناء مثل تقنيةRAID مثلاً في حال ضبطت الإعدادات بشكل سليم .
· إبقاء نسخة عن الرسائل الإلكترونية محدثة بشكل دائم لأنها وسيلة التواصل الرئيسية لدى مستخدمي التقنية الرقمية.
· استخدام برامج معروفة المصدر لتسهيل العمل مثل برنامج MS OUTLOOK الذي يقوم بتنفيذ جميع الأعمال المكتبية من رسائل الكترونية وجدولة مواعيد وترتيب مهام وعقد الإجتماعات ومتابعة وتذكير بجميع الأمور العالقة بكبسة زر واحدة .
· إنشاء موقع الكتروني على الإنترنت يقدم وسائل عرض وتسويق متقدمة ومدعم فنياً بشكل جيد من الأمور التي يجب الاهتمام بها لتفعيل التقنية الرقمية في أي مؤسسة
· إجراء صيانة دورية للتجهيزات من الأمور الهامة أيضاً للحفاظ على السوية العالية للإنتاج .
المصدر : [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]
هل وصلت يوماً أنك ضجرت من البحث على قصاصة ورق عليها رقم هاتف مهم ولم تجدها ؟
هل عانيت يوماً من البحث داخل المجلدات الكبيرة لتجد عقداً ما ؟
هل أردت يوماً أن تراجع أعمالك مع أحد العملاء لكن صعوبة التنقل حالت دون ذلك ؟
هل تعبت من متابعة الأعمال المكتبية التي بحاجة إلى توقيع ومتابعة وتذكير و مراجعة ؟
لاحظ أنك إلى الآن تقوم بجميع الأعمال التي تحدثنا عنها سابقاً بشكل ورقي!! , لاحظ كم الأوراق الذي تتعامل معه يومياً وكم الأوراق الذي تتلفه يومياً !!! , تخيل الكلفة التي تخصص من ميزانية مؤسستك في كل دورة محاسبية فقط للأعمال المكتبية , هذا كله عدا عن المخاوف من ضياع أو تلف بعض الأوراق والعناء الذي تتكبده في حفظ أرشيف هذه الأوراق والوقت الذي يضيع في جمعها وترتيبها وأرشفتها. كل هذا يمكن الاستغناء عنه عند تنفيذ المكاتب الرقمية .
لكي توفر كل هذا الوقت والعناء كانت المكاتب الرقمية , المكاتب الرقمية هي نفس المكتب الذي تتابع أعمالك من خلفه كل يوم ولكن بدل الأوراق والمعاملات نستبدلها بحاسب واحد موصول إلى شبكة منفذة بشكل متقن بجانبه فنجان قهوة لمزيد من الاسترخاء ... المكاتب الرقمية يمكن تنفيذها على المؤسسات الكبيرة والصغيرة وحتى على المكاتب الشخصية في المنازل .
"المكاتب الرقمية هي ببساطة تحويل الأعمال التي تعتمد على الأوراق إلى أعمال تعتمد بكليتها على الحاسب وملفات الحاسب باستخدام تقنية عالية الجودة وبحماية تامة , بالإضافة إلى إمكانية التواصل السريع والفعال مع العملاء أينما كانوا وببساطة" الخطوات نحو تنفيذ مكاتب رقمية:
التجهيزات1. حواسب شخصية ذات كفاءة وجودة عالية: كل عمل يعتمد على أركان لا يتم إلا بها والمكاتب الرقمية لا يمكن تنفيذها إلاّ باستخدام حواسب ذات سوية عالية تلبي احتياجات المستخدم, وبقدر ما كانت هذه الحواسب تتمتع بجودة عالية بقدر ما أراحت المستخدم على المدى البعيد .
2. تجهيز شبكة متكاملة : الشبكة هي المحرك الأساسي للمكاتب الرقمية, من خلال الشبكة يمكن تنظيم الملفات المشتركة بين جميع المستخدمين أو بعضهم حسب ما يحدده المدير , ويمكن عقد الاجتماعات كما يمكن جدولة المواعيد لمختلف المستخدمين وتحديد اللقاءات وتقديم التقارير وجميع الأعمال المكتبية الأخرى "بدون أوراق" . بالإضافة إلى تبادل الإيميلات بكافة خدماتها بين المستخدمين مما يسمح لهم بالعمل بأريحية تامة ويوفر الكثير من الوقت والجهد, أيضاً حفظ أرشيف الملفات مهم كبر حجمه بسهولة وبساطة وأمان .
3. اتصال انترنت سريع : أيضاً لا بد من وجود اتصال إنترنت سريع يؤمن للمستخدمين اتصالهم بالعالم دون بطئ وذلك لتسريع أعالمهم وتسويق منتجاتهم بما يتناسب مع حجم المؤسسة وتوجهاتها .
4. أجهزة طباعة ومسح ضوئي حسب الحاجة : إن وجود الطابعات أمر مهم لطباعة العقود مثلاً أو طباعة الفواتير أو الإيصالات مع العلم أنه يمكن الاستغناء عنها بشكل كلي بعد تمكين تنفيذ المكاتب الرقمية بشكل محكم , أما أجهزة المسح الضوئيScanners فهي ضرورية في الفترات الأولى وذلك لإبقاء نسخة عن الأوراق الهامة التي من الصعب تحميلها على الحاسب كتابة.
5. تجهيز موقع على الانترنت : أحد أهم وسائل النشر والانتشار حالياً وأحد أهم وسائل التسويق والإعلان هو وجود موقع على الانترنت لكل مؤسسة تريد أن يتعرف عملاؤها أينما كانوا على الخدمات التي تقدمها وبالأسلوب الذي تراه مناسباً .
6. نظام إدارة رقمي ERP : نظام الإدارة الرقمي هو نظام حاسوبي شبكي يربط جميع أقسام المؤسسة بمختلف أعمالها وبأدق تفاصيلها تربط مع بعضها لتسهيل العمل وللحصول على نتائج دقيقة وفعالية أداء عالية, نظام الإدارة الرقمي يعرف اختصاراً بـERP , يستطيع جميع المستخدمين العمل على هذا النظام ليحققوا إنتاجية عالية وبكفاءة أفضل وبمظهر رفيع , أيضاً يستطيع المدراء الحصول على تقارير دقيقة جداً وبثواني حول أي تفصيل يريدونه, كما يمكن من خلاله الاستغناء عن جميع برامج المحاسبة وبرامج المستودعات وبرامج مراقبة الدوام وربط كل هذه الخدمات بالنظام الجديد وربطه على نفس موقع الانترنت بشكل اختياري ليستطيع المدراء متابعة أعمالهم أينما كانوا .
7. الاستغناء عن الأوراق : يمكنك الآن الاستغناء عن الأوراق الغير هامة والتي مضى عليها زمن بعيد باستخدام تلافة الورق للحفاظ على سريتها , أما بالنسبة للأوراق التي قد تحتاجها مستقبلاً قم بمسحها عن طريق الماسح الضوئيScanner واحتفظ بنسخة عنها في الأرشيف الموجود على جهاز المخدم "السيرفر". نصائح وإرشادات
· أمن المعلومات أمر هام جداً لمستخدمي التقنية الرقمية, لذلك يتوجب استخدام برنامج مضاد للفيروسات للحفاظ على أمن الحواسب والشبكة, ويتوجب أن يكون البرنامج فعالاً بالنسبة لخيارات الشبكة وأمنها بالإضافة إلى أمن الانترنت وأمن الحواسب حتى لو لم تكن موصولة إلى الشبكة, من الأمور الهامة التي يجب أن تراعى في مثل هذه الاستخدامات أن يكون البرنامج قادراً على حماية المعلومات من السرقة والتجسس وخاصةً إذا كانت الشبكة موصولة بشكل دائم مع الإنترنت, أيضاً يجب أن يكون البرنامج مدعماً فنياً بشكل جيد في حال قام أحد الفيروسات بتعطيل البرنامج وكثيراً ما يحدث هذا الأمر .
· بقاء نسخة عن الأرشيف بشكل دائم ، نسختين على الأقل في مكانين منفصلين , وتوجد تقنيات متقدمة تؤمن هذا الأمر ببساطة ودون عناء مثل تقنيةRAID مثلاً في حال ضبطت الإعدادات بشكل سليم .
· إبقاء نسخة عن الرسائل الإلكترونية محدثة بشكل دائم لأنها وسيلة التواصل الرئيسية لدى مستخدمي التقنية الرقمية.
· استخدام برامج معروفة المصدر لتسهيل العمل مثل برنامج MS OUTLOOK الذي يقوم بتنفيذ جميع الأعمال المكتبية من رسائل الكترونية وجدولة مواعيد وترتيب مهام وعقد الإجتماعات ومتابعة وتذكير بجميع الأمور العالقة بكبسة زر واحدة .
· إنشاء موقع الكتروني على الإنترنت يقدم وسائل عرض وتسويق متقدمة ومدعم فنياً بشكل جيد من الأمور التي يجب الاهتمام بها لتفعيل التقنية الرقمية في أي مؤسسة
· إجراء صيانة دورية للتجهيزات من الأمور الهامة أيضاً للحفاظ على السوية العالية للإنتاج .
المصدر : [ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]